KPI Nedir? Örnekleri Nelerdir? Nasıl Uygulanır?

KPI Nedir?

Küçük ya da büyük tüm kuruluşların hedefleri vardır. Bu hedefler bireysel veya takım düzeyinde hedefler olabilir. KPI iş dünyasında bu hedefleri tanımlamak için kullanılan bir kavramdır.  Hedeflere ulaşmak için belirli bir performans göstermek gerekir bu performansın çeşitli ölçütleri bulunur.  İş dünyasında performansı ölçmek herkesin doğru işi yapıp yapmadığını anlamak için olmazsa olmazdır.

KPI denilen temel performans göstergesi doğru oluşturulursa ve iyi takip edilirse şirket performansı olumlu yönde etkilenir. Şirketlerin ne kadar iyi performans gösterdiklerini anlamanın iyi bir yolunu sunan KPI hedeflere ulaşıp ulaşılmayacağı anlaşılır. Buna göre yol haritası çizilebilir.

KPI Açılımı

KPI İngilizce bir kelime grubunun baş harflerinden oluşan kısaltmadır. Bu kelime grubunun açılımı Key Performance Indicator olarak yapılmaktadır. Dilimize çevirmek gerekirse ‘Anahtar Performans Göstergesi’ veya ‘Temel Performans Göstergesi ‘şeklinde Türkçe ’ye çevrilebilir.

KPI Türleri Nelerdir?

KPI pek çok farklı sektörün kullandığı bir hedef belirleme yöntemidir. Bu yöntem sayesinde işini geliştirmek ve büyütmek isteyenler başarıya ulaşabilirler. Bu KPI türleri beş ana başlıkta sınıflandırılabilir:

1. Proje Yönetimi İçin Kullanılan Anahtar Performans Göstergeleri
2. Satış Odaklı Temel Performans Göstergeleri
3. İşletme Anahtar Performans Göstergeleri
4. Finansal Temel Performans Göstergeleri
5. Pazarlama Alanında Kullanılan Anahtar Performans Göstergeleri

KPI Örnekleri

Farklı sektörlerde kullanılan bu yöntem ile işletmenizde kazancınızı arttırabilir ve işinizi hızla büyütebilirsiniz. KPI örnekleri farklı işletmeler için farklı avantajlar sunar.

• Finansal KPI Örnekleri: Bilanço, gelir-gider tabloları, brüt kar marjı, operasyonel nakit akışı, finans tabloları, finansal KPI örnekleri arasındadır. Ancak gelir başlı başına bir KPI olarak görülmemelidir. Kardan maliyetinizi çıkararak işinizden kazanç elde edip etmediğinizi görebilirsiniz. Bunu düzenli aralıklarla ölçerek durumunuzu tahlil etmelisiniz.
• Satış Odaklı KPI Örnekleri: Satış takibi için harcanan zaman, satış raporları, tahsilat raporları, yeni müşteri oranı, toplam satış hacmi ve satış döngüsü uzunluğu birer satış KPI örneğidir. Aylık satış hacmini hesaplamak ve satış döngünüzü faaliyet gösterdiğiniz sektöre göre belirleyerek bu örneği uygulayabilirsiniz. Metrik bazlı satış oranlarınıza bakarak kazancınızın nereden yani hangi demografik gruptan geldiğini belirleyerek ilerleyebilirsiniz.
• Pazarlama KPI Örnekleri: Potansiyel müşteri sayısı, web sitesi trafiği, blog yazıları, anahtar kelimeler pazarlama KPI örnekleri arasında yer alır. En çok dile getirilen trafik örneğidir. Örneğin online satış siteniz varsa bu sitedeki etkileşim ve trafiğe bakarak yolunuzu belirleyebilirsiniz. Sitede geçirilen sürenin takibi de yine faydalı bir KPI örneğidir. Müşteri odaklı KPI örneklerinden de bahsetmezsek olmaz. Müşterilerinizin sizi tercih ederken yaşadıkları vazgeçme oranlarının takip edilmesi müşteri kaybını azaltan bir KPI örneğidir. İlk temas çözümü dediğimiz örnek ile şirkete aynı sorundan ulaşan müşteriler tespit edilebilir. Bu sorun çözülerek ciddi bir aşama kaydedilebilir.
• İnsan Kaynakları KPI Örnekleri: Çalışan memnuniyet oranı, çalışan sirkülasyon oranı, çalışan başına düşen eğitim saati, özlük hakları maliyetleri gibi hususlar insan kaynakları KPI örnekleri arasındadır. Bu örnekler de işinizi ilerletmede büyük fayda sağlamaktadır. Çalışanların memnuniyet oranları çalışanlara verilen eğitimler ve bu eğitimlerin verimliliği takip edilmelidir. Bu uzun vadede işin gelişmesine ve büyümesine katkı sağlar.

KPI Kullanım Amacı

KPI iş dünyasında hedefler verilen bir isim olarak düşünülebilir. Bu hedeflerin açık ve net bir biçimde ortaya koyulmasıyla iş yaşamında büyüme ve gelişme amaçlanır. KPI yöneticilerin ekiplerine veya çalışanlarına gösterdiği bir baskı değildir. Aksine ekip olarak çalışmayı ve işi sistemli ve takibi kolay hale getirmeyi amaçlar.

İşini büyütmek ve bulunduğu sektörde doğru adımlar atmak isteyen yöneticilerin tercihidir. Pek çok insan kaynakları departmanı da yöneticilerle iletişimde kalarak KPI’ler uygular. Bu sayede hem çalışanların verimliliğini hem işin aksamadan ilerlemesini hem de maksimum kar sağlanmasını hedeflerler.

KPI’nın Önemi Nedir? KPI Faydaları

• Yöneticilerin çalışanları daha rahat şekilde takip edebilmesini sağlar.
• Belirlenen hedefler sayesinde çalışanların motivasyon seviyeleri artar.
• KPI çalışması sonucu sağlanan başarı şirket için başarıyı beraberinde getirmekle kalmaz. Çalışanların manevi haz yaşamalarını da sağlayarak gelecek projelere heves verir.
• Satış hedefini gerçekleştirmek isteyen şirketler için katkı sağlar.
• İşini büyütmek isteyen büyük veya küçük şirketler için KPI bir sonraki adımın ne olması gerektiği ile ilgili bilgi verir.
• İş geliştirirken nelere ihtiyaç duyulduğunu anlamak açısından KPI çalışmaları faydalıdır.
• Şirket çalışanlarının birbirleriyle olan iletişimlerinin nasıl olduğunu anlamak isteyen yöneticiler temel performans göstergeleri verilerini dikkate alabilirler.
• Önceki projelerde yapılan yanlışların görülmeniz ve bu yanlışların bir daha tekrarlamamanız için KPI’dan faydalanabilirsiniz.
• Yapılan yatırımların başarı getirip getirmeyeceğine dair göstergeleri KPI yöntemleri uygulayarak öğrenebilirsiniz.

KPI Nasıl Uygulanır?

Her KPI başarılı olacak diye bir şey yok. Elbette ki KPI planlaması yapılırken dikkat edilmesi gereken çok önemli noktalar var. Bu noktaları en hızlı anlama yolu ise yöneticilerin kendisine belirlenen bazı soruları sormasıdır. İşinizi daha iyi bir hale getirmek istiyorsanız veya yeni iş kuracaksanız bu noktalara dikkat ederek kendinize yol haritası çıkarabilirsiniz.  Aşağıda sizler için hazırladığımız beş soruyu kendinize sorarak hedeflerinizi şekillendirebilirsiniz.

Belirlediğiniz Hedef Özel Mi?

Hedef belirlerken şirketiniz için özel tercihler yapmalısınız herkesin söz ettiği hedefleri seçerek bir yere varmak seçmemeniz gereken bir yol.

Belirlediğiniz KPI Amacınıza Uyumlu Süreci Ölçebilir Mi?

KPI hedeflerken yöneticilerin kendisine sorması gereken en önemli sorulardan biri de bu sorudur. Belirlediğiniz KPI yürüyeceğiniz sürecin amacına uygun olmazsa başarıya ulaşmaz.

Hedefim Ulaşılabilir Mi Yoksa Çok Mu Zor?

Hedef belirlerken sizin ve takımınızın yapabileceğinden fazlasını istemek başarıya ket vuran önemli bir sorundur. Bu yüzden KPI belirleme sürecinde mutlaka ulaşılabilir mantıklı seçimler yapmalısınız.

Yürüttüğüm İş İle Uygulayacağım KPI Birbiriyle Tutarlı Mı?

KPI’ların pek çok farklı sektörde uygulandığını belirtmiştik. Hal böyle olunca birbirinden farklı pek çok yol var. KPI oluştururken bu yollardan sizin sektörünüze ve kuruluşunuza uygun olanı seçmeniz çok önemlidir.

KPI İçin Belirlediğiniz Zaman Aralığı Uygulanabilir Mi?

İş dünyasında hedefler için net zaman aralıkları belirlemek çok önemlidir. İşler bu sayede sağlıklı şekilde devam eder. Proje takvimleri bu şekilde oluşturulur. Bu yüzden hedefiniz için bir zaman aralığı belirmeniz gerektiğini anlıyoruz. Ancak takımınızdan ve kendinizden normalin üstünde bir performans beklememelisiniz. Hedefe ulaşmak için uygulanabilir bir süreç belirleyin.

KPI Başarısı İçin Takip Edilmesi Süreçler Nelerdir? 

Pek çok farklı sektörün insan kaynakları departmanlarındakilerin yakından ilgilendikleri KPI’lar için takip edilmesi gereken adımlar vardır. Bu adımların izlenmesi ile anahtar performans göstergesi takibi yapılabilir ve başarı yakalanabilir. Belirlediğiniz hedefleri sorunsuz şekilde gerçekleştirebilmeniz için 8 adımlı bir yol haritasını sizin için hazırladık.

KPI’da Başarı Sağlamak İçin Atılması Gereken 9 Altın Adım

1. Amacınızı belirleyerek başlayın. Amacı net şekilde ortaya koyarak enine boyuna düşünmek varılmak istenen sonucu da netleştirir. Bu adımı netleştirmeden heyecanla atılım yapmak projenin veya hedefin sekteye uğramasına neden olabilir.
2. Belirlediğiniz amaçlar doğrultusunda KPI’lar belirleyin ve yazılı şekilde kayıt altına alın. Biliyorsunuz ki söz uçar yazı kalır bu yüzden amacı belirledikten sonra hedefinize sizi taşıyacak KPI’ları teker teker yazın ve ilgili adımları atması için ekibinizle paylaşın.
3. Sonrasında izlenecek adımlar ekip ile paylaşılır. Bu da sürecin önemli bir adımıdır. Çünkü kimin ne iş yapacağı ne üzerine yoğunlaşacağı gibi sorular bu adımda netleşir. Böylece işler aksamaz, karışıklık çıkmaz ve sistem tıkır tıkır işler.
4. Olumsuzluk sinyali aldığınızda hemen müdahale edin. Bu adım her projede ve KPI’da karşılaşılabilecek sorunlarla ilgilidir. Bu sorunlara soğukkanlı şekilde müdahale ederek çözüm üretmek yolda karşınıza çıkan engeli kolayca aşabilmenizin anahtarıdır.
5. Bu adımda çalışanlarla diyalogların birbirleriyle iletişiminin önemini vurgulayın. Unutmayın ki bir kişinin düşünemediği çözümü başkası düşünebilir. Ekipten birinin görmediği sorunu bir başkası görebilir. Etkili iletişim kurmak süreç boyunca yapmanız gerekendir.
6. Çalışanların yaptığı yanlışlar varsa uyarabilmek adına ekipteki herkesi kontrol altında tutun. Bu kontrolle kast ettiğimiz baskı değil. Yalnızca çıkabilecek sorunlara erken müdahale edebilmenizi sağlayacak bir kontrol mekanizmasıdır.
7. Çıkan sorunu çözerken bir sonraki adımda değişiklik yapmak da sürecin bir parçasıdır. Bu yüzden KPI belirlendikten sonra hiç değişiklik yapılmayacakmış gibi düşünmeye gerek yok.

8. Süreç sonucunda durum değerlendirilmesi yapılır. KPI ile belirlenen hedefe ulaşıldığında veya ulaşılamadığında her iki durumda da durum değerlendirmesi yapılmalı; yanlışlar ve doğrular gözden geçirilmelidir.
9. Son adım ise elde edilen sonuçları rapor etmenizdir. Bu aşama, bir sonraki KPI için size ve ekibinize ışık tutar. Bu yüzden belirlediğiniz KPI’nın sonucunu rapor olarak hazırlayıp arşivlemeyi unutmayın.

KPI Eski Bir Uygulama Mı Yoksa Güncel Mi?

KPI’lar ile iş dünyasındaki hedefler için geliştirilen stratejilere bazı kişiler olumsuz bakabiliyor. Eski usul bir uygulama olarak görülebilen bu uygulama için oluşan negatif algıları kırmak gerekiyor. KPI’da yaşanan sorunların pek çoğu kişilerdeki iletişim sorunlarından kaynaklanıyor. Doğru ve yazımız içerisinde verdiğimiz soruları cevaplanarak hazırlayacağınız KPI’ların başarıya ulaşmaması için hiçbir neden yok. Şirket potansiyelini yükseltmek, iş geliştirmek ve büyütmek tamamen bu KPI’ların sistemli uygulanması ile alakalıdır. KPI, güncelliğini koruyan ve pek çok şirketin hızlı bir şekilde büyümesini sağlayan bir sistemdir.